Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-листы представляют собой простой и удобный инструмент для контроля сложных рабочих процессов. Современные производственные предприятия работают в режиме многозадачности, что затрудняет руководителям подразделений следить за выполнением всех операций вовремя и с высоким качеством, а также обеспечивать соблюдение норм и правил безопасности. Чек-листы позволяют оптимизировать данный процесс, экономят время сотрудников, повышая в итоге их эффективность работы. В данной статье мы рассмотрим, как сделать чек-лист, каким образом его следует использовать и какие существуют способы автоматизации контроля.

Что такое чек-лист, для чего он нужен и какие задачи можно с помощью него решить? Этот термин означает «контрольный список». Он может применяться как на работе, так и в повседневной жизни. Речь сегодня пойдет о его использовании на производственных предприятиях.

Как известно, в производственной сфере любая мелочь важна и может повлечь за собой серьезные последствия. Одним из способов избежать ошибок и несоблюдения техники безопасности является система чек-листов. Чек-лист – это перечень пунктов, которые необходимо выполнить в заданной последовательности для получения определенного результата. Это позволяет не упустить из виду ни одной важной мелочи и повысить качество выполнения работ.

Чек-листы также помогают избегать повторяющихся ошибок. Руководители, которые постоянно практикуют применение чек-листов, видят, какие промахи чаще всего допускают работники. Добавление этих пунктов в список поможет исключить аналогичные ошибки в будущем.

Кроме того, чек-листы улучшают дисциплину на предприятии. Четкий список задач хорошо мотивирует сотрудников, которые знают, сколько времени нужно потратить на каждый этап, и меньше отвлекаются.

Чек-листы помогают быстро внедрять любые нововведения. Усовершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: работники с трудом отвыкают от прежнего алгоритма. Включение новых пунктов в чек-лист поможет быстрее перестроиться.

Также чек-листы экономят рабочее время. Цикл производства состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист для всех процессов, тогда не придется каждый раз планировать работу заново.

Наконец, система чек-листов позволяет освободить ресурсы для решения важных задач. Когда на предприятии внедрена и успешно функционирует система чек-листов, руководителю не приходится постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого можно сконцентрировать внимание на изучении новых материалов, оборудования, методов работы.

Наличие чек-листов на производстве позволяет организовывать работу и контролировать ее выполнение. Они могут использоваться в качестве плана действий или документа для проверки и отчета. Сфера применения чек-листов на производстве широка. Они используются во всех процессах, которые можно упорядочить и стандартизировать.

Чек-листы являются эффективным инструментом для повышения эффективности работы на любом промышленном предприятии.

Как разработать чек-лист

Чек-листы обычно создают и составляют руководители подразделений и должностные лица, ответственные за те или иные рабочие процессы на производстве. Они же контролируют выполнение пунктов списка.

Но чтобы чек-лист был действительно эффективным, при его разработке и внедрении необходимо следовать определенным правилам. На практике руководители нередко допускают ошибки, из-за которых чек-листы могут создавать дополнительные проблемы вместо того, чтобы решать их.

Итак, как правильно написать чек-лист? Он составляется по следующему алгоритму:

1. Разделение задачи на этапы. Это будет своеобразный каркас списка, который представляет собой разделы. Например, чек-лист по охране труда и технике безопасности можно представить в виде разделов «Обучение персонала», «Хранение материалов», «Рабочий процесс», «Пожарная безопасность», «Электробезопасность» и т.д.
2. Детализация каждого этапа, разделение его на отдельные операции. Например, в пункте «Электробезопасность» могут быть следующие подпункты: «Все электроприборы заземлены», «Электрооборудование регулярно проверяется», «К работе с электроинструментом допущен только персонал с соответствующей группой электробезопасности», «Сотрудники снабжены электрозащитными средствами» и другие.
3. Продумывание возможных ошибок, которые могут возникнуть на любом из этапов, и соответствующих напоминаний/предупреждений в списке.
4. Протестирование получившейся пробной версии чек-листа.
5. При необходимости внесение исправлений и дополнений.

Вот несколько полезных советов, которые помогут избежать ошибок при составлении чек-листа:

• Старайтесь не создавать слишком длинных списков. Лучше всего ограничиться 6-8 пунктами, а если задача слишком объемная, разбить ее на несколько этапов и для каждого создать отдельный чек-лист.
• К объемным спискам следует применять принцип группировки, объединять задачи в разделы, использовать подзаголовки.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию. Не старайтесь исполнить сразу множество пунктов, так как это затруднит концентрацию.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса.
• Используйте четкие и простые формулировки. Формулируйте задачи кратко, без лишних подробностей, которые могут отвлекать от главного.
• Если возможно, применяйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии. Единый стиль оформления и общая система оценки результатов упрощают ведение отчетности и аналитику.
• Оставляйте место для правок. Чек-лист должен иметь гибкую структуру.

Самый простой чек-лист выглядит как перечень пунктов с возможностью отметки о результате напротив каждого из них. При необходимости в контрольный список включают дополнительные колонки (чекбоксы), например дедлайн, время выполнения задачи сотрудником.

Чек-листы могут создаваться на разных носителях. Простейший вариант — на бумаге. Для контроля рабочих процессов на производственном предприятии он совершенно не годится. Поэтому в бизнесе и на производстве применяются в основном электронные чек-листы, которые удобно копировать, редактировать, отправлять другим сотрудникам.

Существуют разные способы создания электронных чек-листов. Например, в программе Excel можно составить чек-лист, но это сложно и утомительно. Лучше всего использовать специальные приложения - конструкторы чек-листов, которые позволяют автоматизировать процесс его создания и использования, делая его максимально простым и удобным. Так, можно с легкостью ставить задачи, назначать исполнителей, следить за ходом работы в режиме реального времени, отправлять напоминания, прикреплять фото и видео. Отчеты о результатах формируются мгновенно.

Чек-листы применяются на производстве повсеместно: руководители многих предприятий и подразделений уже успели оценить преимущества этого инструмента контроля.

Фото: freepik.com